Trong kinh doanh quán cafe, trà sữa việc quản lý nguyên vật liệu pha chế là rất quan trọng. Thực tế chỉ ra rằng, có rất nhiều cửa hàng kinh doanh đồ uống đông khách nhưng khi tổng kết thì chủ quán không còn lợi nhuận. Điều này tới từ rất nhiều lý do khác nhau, nhưng việc thất thoát nguyên liệu chính là nguyên nhân phổ biến nhất.
Để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu pha chế cho hàng quán cà phê giải khát và giảm thiểu phí vận chuyển, nhiều chủ quán thậm chí đầu tư thuê kho nhỏ cạnh quán hoặc dành ra 1 diện tích nhỏ của quán để nhập nguyên liệu pha chế với giá sỉ chỉ mỗi tháng hoặc vài tháng 1 lần. Điều này không chỉ mang lại lợi ích về kinh tế đã nêu trên mà còn mang tới một số vấn đề về quản lý, set-up kho nguyên liệu sao cho đúng cách.
Trong bài viết này, Vua Pha Chế sẽ chỉ ra cho bạn cách set-up kho hàng nguyên liệu pha chế chuẩn để vận hành quán cà phê, trà sữa hiệu quả nhất.
Mục lục
Quy trình quản lý kho nguyên liệu pha chế cơ bản
Do nhân lực của cửa hàng thường ít, nên quy trình quản lý kho thường được tối ưu quản lý từ đầu vào. Dưới đây là một số bước nhập, xuất kho nguyên liệu pha chế cơ bản. Được vua pha chế set-up riêng cho chủ quán có thể dễ dàng áp dụng cho nhu cầu tự lưu kho.
Nhập kho nguyên liệu pha chế
Nhập kho là bước quan trọng nhất: kiểm soát số lượng và chất lượng nguyên vật liệu ngay khi hàng chuẩn bị được đưa vào kho nghiêm ngặt và chính xác. Khi hàng tới kho hàng thì cần kiểm tra số lượng và chất lượng và sản phẩm theo đơn hàng mà chủ quán đã đặt, nếu 2 yếu tố trên trước đáp ứng thì hàng có thể cho nhập kho. Để chắc chắn, chính bạn nên làm khâu này hoặc training thật kỹ cho quản lý của quán trước khi hoàn toàn giao việc nhập kho nguyên liệu pha chế. Trường hợp hàng giao tới không như ý có thể xử lý như sau:
- Nếu hàng kém chất lượng -> liên hệ đổi trả lại nhà cung cấp, không ký nhận hoặc ghi rõ nội dung không nhận hàng trong bill giao hàng.
- Hàng thiếu số lượng -> báo về nhà cung cấp, nhập kho đúng số lượng thực tế và yêu cầu bổ sung trong thời gian cụ thể.
Lưu kho nguyên vật liệu pha chế
Kho nguyên liệu cần được sắp xếp ở vị trí hợp lý, dễ quản lý kiểm soát, môi trường khô ráo thoáng mát phù hợp với điều kiện bảo quản của các dòng nguyên liệu pha chế nói chung.
Tiếp theo là việc sắp xếp hàng hóa trong kho cần hợp lý: Sắp xếp và phân bổ hàng hoá vào vị trí hợp lý trong kho (Ví dụ đối với hoa quả ngâm thì nên để ở vị trí thoáng mát trên các kệ cao, với các mặt hàng như các loại bột pha chế… thì bảo quản thường trên các giá kệ phía dưới). Tùy vào tính chất của mỗi loại nguyên liệu mà sắp xếp hàng hóa phù hợp.
Nên đặt SKU (mã sản phẩm) cho từng loại nguyên liệu lưu kho để tiện theo dõi, tránh thất lạc. Thường mã SKU sẽ đặt theo đặc điểm sản phẩm để tiện theo dõi. Bạn có thể sử dụng mã SKU như một mã chỉ vị trí sắp xếp trong kho để tiện tìm kiếm. Ví dụ: Sản phẩm Siro maulin vị đào (peach) lưu ở dãy 3 tầng 2 thì có thể để mã là SRM-PEA-0302.
Điều kiện kho lưu trữ phải tránh những thứ có thể gây hỏng hóc hàng hoá (côn trùng, chuột gián, tránh bóp méo và va đập, đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy).
Cách lấy nguyên liệu để sử dụng cho hoạt động của quán
Hãy sử dụng “sổ quản lý nguyên vật liệu” với các bảng exel được in sẵn để quản lý việc nhập và suất nguyên vật liệu. Nhân viên sẽ báo cáo lại số lượng lấy hàng hóa trong kho rõ ràng theo cột, bao gồm các nội dung: mã hàng, thời gian xuất kho, số lượng, nhân viên lấy và ký xác nhận. Sau đó, bạn có thể check kho theo ngày, tuần hoặc tháng.
Bạn nên giao chìa khóa kho cho duy nhất 1, 2 nhân viên tương ứng với số ca làm mà bạn chia. Thông thường, hãy giao việc này của quản lý ca của quán.
Kiểm kho nguyên liệu đúng cách
Kiểm kho là hoạt động thường xuyên để đánh giá hoạt động quản lý kho, xem số lượng hàng hoá thực tế có khớp trên sổ sách ko. Nếu số lượng tồn hàng hóa khớp với sổ sách thì việc quản lý kho hiệu quả. Ngược lại, nếu số lượng hàng hóa tồn chênh lệch so với sổ sách thì cần tìm lại lí do gây ra sự chênh lệch đó để bổ sung ghi chú hoặc chỉnh sửa lại quy trình xuất nhập kho cho chặt chẽ hơn.
Khi kiểm tra chất lượng nguyên liệu trong kho, nếu phát hiện có hàng bị hỏng thì phải tách riêng những sản phẩm đó ra, có thể thay mới bổ sung hoặc khiếu nại với nhà cung cấp.
Bên cạnh đó, việc kiểm hàng tồn kho còn giúp bạn xem xét được loại nguyên liệu nào dùng nhiều, loại nào ít dùng, còn tồn kho nhiều để đưa ra biện pháp hợp lý
Tổng kết
Trên đây là quy trình set-up kho nguyên liệu pha chế dành cho quán cà phê, trà sữa với các khâu được tối giản hết cỡ. Phù hợp với quy mô kho nhỏ, 1 kho duy nhất. Hy vong việc kiểm soát nguyên vật liệu pha chế khoa học sẽ giúp tối ưu quy trình hoạt động của quán, cải thiện doanh thu và lợi nhuận cho các chủ quán. Nếu bạn có thêm bất cứ câu hỏi nào về công việc kinh doanh đồ uống của mình, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Vua Pha Chế để được hỗ trợ hoàn toàn miễn phí nhé.