Cũng là kinh doanh quán cafe, tại sao có quán cà phê mà người chủ rất ít ghé đến, nhưng quán vận hành rất tốt, nhân viên làm việc nhịp nhàng, mọi người rất chủ động trong công việc từ đi mua nguyên liệu, lau dọn bàn ghế sau khi ăn xong mà không cần chờ có ai nhắc nhở.

Và lại có những quán khác, phải luôn có chủ quán ở đó, phải hò hét, nhắc nhân viên nhớ dắt xe cho khách, nhớ lau bàn, rồi kiểm tra nguyên liệu để đôn đốc nhân viên thông báo mỗi sáng.

quy chuẩn vận hành cho quán cafe

Nếu là bạn, bạn thích xây dựng theo hướng 1 hay hướng 2? Không phải nói, thực tâm thì ai cũng muốn doanh nghiệp mình sau này theo hướng 1 hết, chỉ là một số người chỉ muốn thôi, chứ setup dần cho việc đó thì họ không làm.

Quá trình setup này gọi là chuẩn hóa doanh nghiệp – và nếu coi quán cà phê là doanh nghiệp, chúng ta cần ngay lập tức chuẩn hóa quy trình vận hành quán cafe.

Thời điểm thích hợp để thực hiện chuẩn hóa việc vận hành quán cafe

Có phải viễn cảnh khởi nghiệp F&B, thường ban đầu sẽ do 1 mình bạn hoặc 2 vợ chồng hoặc thêm 1 vài người bạn. Các bạn sẽ lo tất tần tật mọi thứ để có được 1 quán ban đầu, rồi lo tới khai trương, rồi tuyển vài nhân sự phụ việc bạn đầu?

Giai đoạn đầu, một số việc ít nhạy cảm như order, pha chế… có thể tuyển người phụ. Còn bạn, đa phần sẽ kiêm nhiệm vụ quan trọng và cũng nhạy cảm nhất là thu ngân, dĩ nhiên ban đầu còn kiêm cả order nếu ngân sách ít. Lúc này, một đống bùi nhùi bạn đối diện:

  • Nguyên liệu mua luôn bị dư.
  • Bán không biết có lời hay không.
  • Không rõ định lượng (pha chế theo cảm tính)
  • Nhiều ca thiếu người, ca thì không có gì để làm (ế)

Sau 1 thời gian, bạn từ từ cũng xử lý hết mớ trên thôi, tiền sẽ có nhưng mệt mỏi và rất dễ mất khách khi khách bắt đầu nhiều lên nữa. Nhân viên cũng bắt đầu làm sai, quên trước quên sau liên tục.

tiêu chí tìm mua nguyên vật liệu pha chế

Khách đông, ai cũng mơ mở đến quán thứ 2, thứ 3. Nhưng cái thứ 1 còn chưa xong, dù có lợi nhuận. Nên nhiều chủ quán lắc đầu ngao ngán, không dám nghĩ đến việc mở rộng hoặc ảo tưởng là khoán hết việc kinh doanh bằng nhượng quyền như trào lưu đổ xô làm franchise hiện nay. Khi mà bản thân thương hiệu người bán nhượng quyền xây hệ thống chưa xong đã lo bán franchise cho người khác thu tiền lớn về.

Vậy, thời điểm thích hợp để bắt đầu chuẩn hóa vận hành cho quán đó là khi lượng vốn lưu động doanh nghiệp đã ổn định, có dòng tiền doanh thu (có lợi nhuận dương) ổn định hàng tháng, có lượng khách hàng nhất định. Thì đây là thời điểm thích hợp để chuẩn hóa nhằm:

  • Giúp giữ chân khách tốt hơn nhờ sự phục vụ đồng bộ hơn.
  • Giúp mở rộng được mô hình kinh doanh, nhân bản mô hình kinh doanh mà mọi thứ vẫn trong tầm kiểm soát.

Các bước xây dựng và chuẩn hóa quy trình vận hành quán cà phê

1. Xây bảng định lượng nguyên vật liệu

Nhờ vào việc theo dõi báo cáo sử dụng nguyên vật liệu này tại quán, người chủ sẽ nắm rõ định mức tiêu thụ trong quán cho từng món, từ đó tối ưu lại thực đơn hiện tại, có được chỉ số cho từng vật liệu cần nhập mỗi ngày để đảm bảo quán có đủ nguyên vật liệu pha chế để làm tất cả các món đang có trên menu, tránh khách order rồi cứ 15 – 20 phút sau ra nói “Món này em hết”.

bảng định lượng nguyên liệu quán cà phê

Ai cũng ước mơ sở hữu hàng trăm quán cafe. Nhưng 1 ly cafe làm ra có bao nhiêu gram đá bi, có bao nhiêu gram cafe, bao nhiêu ml sữa, bao nhiêu gram đường và phí cost cho từng tiểu tiết như vậy, nhiều ông chủ trẻ còn không nắm được. Vậy thì đừng mong sẽ có ngày mở rộng và nhân bản được mô hình kinh doanh vốn không hề đơn giản này

2. Xây bảng định mức chi phí quản lý

Lúc này, người chủ cần nắm và lên dữ liệu về định mức chi phí cho quán thật rõ ràng mỗi tháng. Việc này sẽ giúp bạn xây dựng được khoản ngân sách chi tiêu cho chuỗi sau này.

định mức chi phí quản lý cho quán cafe

Ở từng điểm trong chuỗi, nhà quản lý phải kiểm soát để đảm bảo mọi khoản chi là trong định mức (tổng ngân sách chi tiêu cho 1 điểm dựa trên chỉ số mà bạn đã thiết lập căn cứ trên bảng tài chính theo dõi chi phí quản lý hàng tháng mà đúc kết ra). Mọi khoản chi ngoài định mức, nhà quản lý đều phải giải trình ra vào cuối tháng.

Đây là tiền đề kiểm soát lời và lỗ (P/L) khi bạn đi thành chuỗi.

>> Tải miễn phí: Bộ Ebook hướng dẫn từ A tới Z cho chủ quán cafe, trà sữa vận hành quán

3. Xây bảng theo dõi khối lượng công việc từng người

Hay còn gọi là theo dõi hiệu suất công việc, là tiền đề để tính toán định biên nhân sự cho từng vị trí, để biết mỗi ca làm việc ở từng vị trí sẽ cần tối thiểu là bao nhiêu con người hợp lý.

theo dõi khối lượng công việc từng nhân viên quán coffee

Ví dụ: Với vị trí pha chế.
Bạn cần biết bình quân 1 ca, vị trí pha chế sẽ phải gánh việc pha chế bao nhiêu ly nước uống trong 1 ca, và hiệu suất pha chế trong thực tế của barista ở quầy bar tại quán bạn như thế nào?

Làm F&B tính toán là điều bắt buộc. Còn lười biếng, không tính toán ra hết các con số. Bạn sẽ trả giá cho việc quán quá tải dẫn đến mất khách hay quán thì ế mà nhân viên thì dư thừa, đội quỹ lương lên, kéo vài tháng là hết vốn của bạn.

4. Xây dựng quy định về hành vi

Nếu bạn nào có tìm hiểu về lương 3P, thì Behaviors (hành vi) là 1 khoản lương dành cho nhân sự có hành vi – thái độ tốt đạt tiêu chí công ty đề ra.

Một doanh nghiệp không có quy định về hành vi rõ ràng thì đừng mong xây được hệ thống lương công bằng, hay đúng hơn là hệ thống lương 3P hiện đại. Nếu hệ thống lương thưởng không có thì 100% công ty bạn sẽ đánh giá nhân sự không công bằng, thưởng 100% lệ thuộc quản lý, ghét ai thì “đì”, thương ai thì thưởng đậm. Việc này không lạ gì nếu đi vào mấy xưởng sản xuất Việt Nam với quy mô nhỏ, sẽ thấy việc quản lý lạm quyền chèn ép người công nhân là điều bình thường.

quy định về hành vi cho nhân viên quán

Chúng ta luôn nói rằng, ta không hài lòng về cách xử xự nhân viên. Nhưng ta lại chẳng có gì để nhân viên dựa dẫm vào để mà hành xử, và chúng ta cũng chẳng có chương trình đào tạo nội bộ nào để giúp nhân viên hiểu thấu đáo cho việc này.

Với F&B nói chung hay quán cà phê nói riêng, những quy định tiêu biểu có thể là:

  • Quy định về tác phong.
  • Quy định về trang phục mặc ở quán.
  • Quy định về sử dụng điện thoại giờ làm việc.
  • Quy định về sử dụng thiết bị tại quán.
  • Quy định về bảo quản đồ đạc, bàn ghế, vật dụng ở quán.
  • Quy định về vệ sinh thân thể khi đến quán.

>> Bạn đã có chưa: Bảng kế hoạch tài chính cho quán cafe vận hành tốt

5. Xác định rõ các vị trí cần có và mô tả thật rõ ràng bằng văn bản

Nếu muốn quán cafe thực sự là một doanh nghiệp, hãy mô tả công việc từng vị trí trong mắt xích vận hàng cái quán đó mà không có sự hiện diện của bạn – người chủ quán.

những vị trí cần có trong quán cà phê

Ví dụ: Một nhân viên phục vụ bàn cần thực hiện cách công việc theo thứ tự như sau:

A. Trước giờ phục vụ:
– Vệ sinh khu vực làm việc (quét nhà, lau cửa sổ, cửa ra vào, lau bàn ghế…).
– Chú ý đến các thiết bị điện, báo cáo nếu có hỏng hóc, để ý đến nhiệt độ phòng, ánh sáng…
– Sắp xếp bàn ghế theo thẻ bàn nếu có.
– Kiểm tra lại xem bàn, ghế có bị cập kiêng không.
– Gập khăn ăn/giấy ăn.
– Lau lại các đồ thuỷ tinh, đồ sứ…
– Cắm hoa họăc thay nước cho hoa.
– Set up bàn.
– Lấy nước chờ sẵn sàng khi khách tới.
– Chuẩn bị quyển order, phiếu ghi và bút.

B. Trong giờ phục vụ:
B1: Chào hỏi khách.
B2: Đưa khách vào bàn và đưa thực đơn.
B3: Nhận yêu cầu đồ uống.
B4: Phục vụ đồ uống.
B5: Thanh toán.
B6: Dọn ly cốc.

C. Kết thúc quá trình phục vụ:
– Mang đồ bẩn đến vị trí qui định để đồ bẩn.
– Dọn bàn.
– Sắp xếp lại bàn ghế.
– Đánh rửa các khay phục vụ.
– Điều chỉnh ánh sáng và nhiệt độ trong phòng.

6.Xác định rõ tiêu chuẩn cần thế nào ở từng vị trí

Rõ ràng, mọi vị trí đều cần có kết quả tốt. Không là sẽ có rắc rối. Đó là tiêu chuẩn công việc. Rất nhiều sếp nói không hài lòng về kết quả công việc nhân viên, nhưng phổ biến cho họ tiêu chuẩn mà mình kỳ vọng thì lại chẳng hề nói ra, buồn thay.

tiêu chuẩn cho quán cà phê
Đưa ra tiêu chí thế nào là chuẩn?

Quay trở lại ví dụ cô phục vụ bên trên. Tại sao không cho cô ấy 1 bộ tiêu chuẩn ví dụ như sau:

– Tiếp cận với khách sau khi họ ngồi 30 giây.
– Phục vụ phụ nữ trước sau đó đến người già và trẻ con.
– Khi phục vụ luôn quan sát vị trí đứng của mình.
– Phục vụ khách bằng tay phải và bên phải của khách.
– Lấy các ly cốc đã dùng xong ra bằng tay phải và không được với tay qua mặt khách.

Yêu cầu khi phục vụ khách:
– Chú ý đến các vật dụng trên bàn.
– Đồ sứ, đồ thuỷ tinh, vệ sinh trên bàn và gạt tàn.
– Người phục vụ nên nhớ 3 điều đối với đồ uống của khách và thực hành: để ý đến khối lượng, thay thế và mang đi.
– Đọc được những gì đang diễn ra.
– Hiểu menu, gợi ý những món theo nhu cầu của khách hàng.

Kết luận

Trên đây là 1 phần nhỏ định hình giúp các bạn hiểu rõ hơn về lộ trình chuẩn hóa cả 1 tổ chức, mà F&B là ngành dễ chuẩn hóa nhất. Hãy nhớ rằng quán cà phê của bạn cũng là 1 doanh nghiệp, cần có sự phát triển và nhân bản lên dần.

Trên hết, đừng làm nhân sự của mình bối rối khi làm việc tại quán cà phê của mình, đó mới là một mô hình kinh doanh chuyên nghiệp khi có phân bổ công việc và quy định rõ ràng, minh bạch.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *