Rất nhiều bạn trẻ nghĩ rất đơn giản, là mở quán cafe xong sẽ thuê 1 người về quản lý quán cho mình. Thực tế, người “pro”, có kinh nghiệm chuyên setup quán, hay có kinh nghiệm làm manager lâu năm ở các chuỗi lớn sẽ không bao giờ về làm cho các bạn, rất hiếm.
Thế nên đa số sẽ mướn 1 người từng có kinh nghiệm làm tại quán cafe thôi, như từng làm phục vụ, pha chế, hay từng làm quản lý ở mảng gần liên quan như cửa hàng bán lẻ,… về coi quán cho mình. Và họ thì hoàn toàn thiếu kỹ năng xử lý các vấn đề tại quán, kiến thức quản lý quán và kinh nghiệm làm việc đội ngũ ở quán, sao để họ nể, phục là cả 1 vấn đề.
Tệ hơn là nhờ người nhà, chồng, vợ/mẹ trông coi quán dùm. Hoặc vã nhất là chính bạn tự làm.
Mục lục
Thuê Quản lý về để quản lý quán cà phê của mình, nhưng quản về cái gì?
Vì những lý do kể trên, hầu hết các bạn chủ quán trẻ tuổi, khi hỏi em tự làm quản lý quán, ở cả ngày tại quán cùng anh em nhân viên, vậy em làm cái gì? Thì thường nhận được câu trả lời như sau:
- Em quảng cáo kéo khách hàng đến.
- Em thu tiền KH, giữ tiền.
- Em trông coi tụi nhân viên.
- Em đi mua nguyên liệu cho bạn pha chế.
Nhưng khi hỏi sâu hơn: quán em góc nào khách hàng ít ngồi? Giờ nào họ ngồi nhiều, nhiều thường bao nhiêu? Menu quán món nào KH uống nhiều? NV hay chào KH thế nào , có ca nào nhiều việc mà NV ít không? Nguyên liệu nào hay hư hỏng?… thì ít bạn trả lời được. Vậy thì đã đến lúc nên học cách quản lý quán bài bản dù bạn thuê/tự quản/nhờ người nhà coi nhé.
Nghiệp vụ quản lý nhân viên quán
Dù quán cafe của bạn có quy mô lớn hay nhỏ thì cũng cần đội ngũ nhân viên hỗ trợ. Bao gồm nhân viên: pha chế, phục vụ, vệ sinh, bảo vệ, thu ngân… Việc kinh doanh của quán diễn ra thuận lợi hay không phụ thuộc lớn vào chất lượng phục vụ của nhân viên. Do đó, cần có những phương pháp quản lý nhân viên phù hợp, hiệu quả. Nhờ đó giữ chân nhân viên gắn bó với quán và làm việc nhiệt tình. Chứ không phải mướn vô giao việc rồi ngồi trông coi không làm gì hết nha.
Một trong những tiêu chí hàng đầu khi quản lý nhân viên quán cafe là phân công công việc rõ ràng với từng vị trí nhân viên. Người quản lý phải chắc chắn rằng bạn là người công bằng, công tư phân minh. Đồng thời có thưởng phạt hợp lý. Nhân viên trước khi làm việc chính thức cần được đào tạo kỹ lưỡng về nghiệp vụ chuyên môn, tư tưởng, thái độ làm việc cần có, tiêu chí công việc. Cũng như hướng dẫn về thái độ làm việc, cách xử lý các tình huống với KH. Nhân viên pha chế phải thành thạo, nhanh nhẹn. Nhân viên order, thu ngân phải nhiệt tình, khéo léo…
Người quản lý nên phân công trách nhiệm rõ ràng với từng vị trí nhân viên. Cụ thể là vị trí phục vụ bàn và quầy bar. Với nhân viên phục vụ bàn, ghi order, bạn cần phải khuyến khích họ có thái độ phục vụ tận tâm và thân thiện. Bên cạnh đó, nên có những chế độ đãi ngộ tốt với nhân viên làm việc tích cực hoặc được khách hàng khen ngợi… để họ có động lực làm việc.
Quy định làm việc cũng cần thực hiện nghiêm túc. Bên cạnh đó, sẽ rất tuyệt nếu quán thường xuyên tổ chức các hoạt động tương tác để nâng cao tinh thần đoàn kết của đội ngũ nhân viên. Xử lý sắp ca cho nv, ca thiếu người… là 1 nghệ thuật mà nhà quản lý phải khéo léo.
Nghiệp vụ quản lý doanh thu của quán cafe
Đây chắc chắn là vấn đề khiến chủ quán cafe nào cũng phải đau đầu? Nếu quán cafe của bạn mô hình nhỏ và bạn là người trực tiếp quản lý doanh thu, kiểm soát các khoản thu chi tại quán. Thì bạn chỉ cần chú ý và lưu tâm sổ sách 1 chút mọi chuyện sẽ rất đơn giản.
- Doanh thu theo thực đơn.
- Doanh thu theo ca trực.
- Doanh thu theo thứ trong tuần.
- Doanh thu theo event.
- Doanh thu theo dịp lễ/năm.
Trong trường hợp, quán của bạn quy mô lớn, bạn không thường xuyên có mặt tại quán để quản lý nguyên liệu đầu vào và đầu ra của quán, lỗ lãi là bao nhiêu thì sao?
Các thông số chi tiết cần theo dõi:
- Số KH/1m2 ở quán.
- Số KH bình quân/giờ/sảnh – khu vực.
- Khung giờ khách hàng tập trung đông.
- Ca làm việc khách hàng đông.
- Các góc chết ít khách, khách hàng không bao giờ ngồi.
- Các khu vực trong quán khách hàng hay ngồi. (Có thể đánh số thứ tự lên bàn để biết rõ hơn)
Thực tế, bạn chỉ được biết các công việc đó qua việc ghi chép của nhân viên phục vụ bàn. Cũng như dựa vào sự tổng hợp của thu ngân. Bởi vậy bạn rất khó để tính toán lượng doanh thu, số khách của quán. Đó là còn chưa kể nếu quán quá đông khách, sẽ khó tránh khỏi tình trạng nhân viên không trung thực. Hay nhận tiền khách nhưng không đưa lại cho chủ quán. Hoặc quán quá đông mà quên thu tiền của khách.
Những lúc đông khách thật khó để quản lý hoạt động của quán hiệu quả. Do đó, để tránh tình trạng thất thoát. Nên phân công từng nhân viên phụ trách theo khu trong quán. Hoặc phân công theo số bàn. Mỗi nhân viên cần có trách nhiệm về vị trí của mình. Đồng thời bạn nên sử dụng một phần mềm quản lý nhà hàng, quán cà phê để tiện lợi trong công việc quản lý.
Nghiệp vụ quản lý nguyên liệu của quán
Có lẽ đây là công việc khó khăn nhất khi quản lý quán cafe. Nguyên vật liệu là một trong những thứ khó quản lý nhất trong kinh doanh các mô hình cafe và kinh doanh đồ uống nói chung. Nếu thiếu nguyên vật liệu sẽ rất nguy hiểm. Bởi nó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động chế biến món ăn, pha chế đồ uống. Từ đó dẫn đến không đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng. Hoặc nguyên liệu vẫn còn, mà vẫn nhập thêm, dẫn đến thừa, lãng phí.
Chính vì vậy, thực hiện dự tính nguyên vật liệu một cách chuẩn xác rất cần thiết với chủ quán. Bạn phải dự trù được số lượng món ăn, mỗi món ăn cần lượng nguyên vật liệu là bao nhiêu. Phải có kế hoạch rõ ràng cho việc nhập nguyên vật liệu. Tránh việc thừa nguyên vật liệu này, thiếu nguyên vật liệu kia. Từ đó gây ảnh hưởng đến việc phục vụ khách trong nhà hàng. Cần tính rõ:
- Định lượng nguyên vật liệu/từng món
- Định mức nguyên vật liệu nhập/theo doanh thu
>>Xem ngay: Tiêu chí lựa chọn nguyên liệu pha chế cho việc kinh doanh thành công
Nghiệp vụ quản lý data khách hàng
Theo dõi và ghi chép chi tiết về hành vi KH tại quán, trải nghiệm của họ.
- Thời gian trung bình khách hàng chờ được phục vụ.
- Thời gian ngồi bình quân ở quán/KH.
- khách hàng đa số vô quán làm gì?
- khách hàng có đi bạn bè hay không?
- khách hàng đến tự nhiên, hay vì event? Tỷ lệ %.
- % khách hàng cũ quay trở lại. (Rất ít quán để ý số này)
Người quản lý phải chịu trách nhiệm về những gì khách hàng feedback không hài lòng và xử lý ngay để tránh bị khủng hoảng truyền thông.
Nghiệp vụ quản lý quy trình
Theo dõi và đào tạo nhân viên quán tuân thủ quy trình vận hành quán đã lên trước đó. Giám sát việc thực thi quy trình, các tiêu chuẩn về công việc (phục vụ KH chu đáo không,…), về chất lượng sp (ly thức uống pha đúng công thức chưa, pha ngon không?…)
Nói nôm na 1 bạn quản lý quán cafe nhỏ cũng không khác gì 1 CEO là mấy, từ xây và giám sát quy trình, quản lý công việc ns, đến theo dõi KH, tài chính. Thế nên, nếu bạn đang kinh doanh kém hiệu quả, thử rà lại xem bạn có thiếu 1 trong 5 nghiệp vụ quản lý ở trên không nhé.